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銳進交互式無紙化會議系統體系效益評價

來源:杭州銳進        編輯:lsy631994092    2019-08-26 11:28:56     加入收藏

無紙化辦公會議完全消除了紙張使用,簡單來說就是不用紙張,用互聯網技術進行辦公會議。主要傳媒工具硬件載體是計算機及自主研發出的無紙化會議系統軟件。

  經濟方面:

  無紙化辦公會議完全消除了紙張使用,簡單來說就是不用紙張,用互聯網技術進行辦公會議。主要傳媒工具硬件載體是計算機及自主研發出的無紙化會議系統軟件。例如:網絡傳真、傳真服務器等現代化辦公工具,可以實現不用紙張和筆進行各種業務以及事物處理。這種新型辦公模式使得紙質文件大量減少,印刷、用紙等辦公費用也相應縮減,避免紙張的浪費同時又保護環境。

  紙張會議:

  1.會議準備費時費力且不環保,每次會議需要打印大量的紙質文件,容易出現誤操作重復打印的情況,造成大量的紙質資源的浪費、增加成本、污染環境。

  2.會議各種展示工具繁瑣麻煩、筆記本、白板、紙筆、激光筆等,每次開會都要攜帶各類文件,會議前都需要大量的時間整理出來打印好,裝訂成冊,極大的浪費人力物力資源,大大降低開會效率,會后資料往往亂丟亂棄,重要文件資料不易保密,很容易攜帶出去,長期以往公司的經濟效益及保密性也會嚴重受到影響。

  無紙化會議:

  1.降低了會前費時費力的準備會議文件,能夠幫助會議組織者極大的降低了工作壓力,使工作更加有效率給公司帶來效益。

  2.將所有紙質文件搬進系統內,可在計算機上任意修改,把最終修改好的會議材料上傳至無紙化會議服務器內,由服務器自動下發至各終端屏幕,參會人員在各自終端屏幕上閱覽會議材料,可以實時同步閱讀也可獨立閱讀,對文件資料的重點內容可以圏劃、標注、并保存至個人文件夾中,節省了大量紙張印刷品及打印機油墨費用、減少會議中的各類繁瑣物品的浪費,符合政府節能、環保、低碳的理念政策。促進人類與自然互助、文明共環境和諧、讓地球生機勃勃、讓家園綠意融融。

  效率方面:

  當傳統會議形式不能滿足當代會議需求時,無紙化會議系統應運而生。銳進專為政府黨政機關、學校、企事業單位、大型企業等量身定制的一套完整的交互式無紙化會議系統體系、提供強大的會議應用功能、不遺失以往開會模式、特點、參會人員習性等基礎上增加更具人性化、簡易化等功能,使會議形式多樣化、效率化。(包括:與會人員信息錄入、座位安排、會前文件上傳、權限設置、智能分發、同步閱覽文檔、會議簽到、投票表決、文件交互、手寫批注、會議交流、會議服務、會議錄播、電子白板、會議紀要等)強大完善的會議體系完美解決了會議人數眾多、會議資料復雜、會議決策效率低效等問題。

  紙張會議:

  1.靈活性差,臨時會議或緊急會議時,或者出現人員變動時,往往準備不足,手忙腳亂,甚至手寫裁剪席貼、座位牌等。

  2.浪費人力資源,一場會議至少需要2-3人服務人員,提前半天進行會前準備事宜,會議前資料缺失,與會者位置安排不妥等失誤常有發生。

  3.會議保密性差,傳統會議保密資料打印后難以及時銷毀,會議保密性難以保障,會議文件泄露等。

  4.會議決策效率低,開會總是討論卻難以得出結果,表決時舉手,數數數,記錄,匿名投票時還要數紙條,這些都不是一場嚴肅會議該有的。

  5.會中簽到、表決、討論、視頻、數據服務等系統相互獨立,規模龐大,集成性差,與會人員交互時需要操作多套設備(音頻、視頻、文件操作等),增加系統使用難度。

  6.與會人員桌面布局復雜,物品繁多雜亂無章,會議結束后會議遺物垃圾紙張,筆等一片狼藉,影響會議室環境。

  7.會前需準備大量的資料,人手一份,不管人力物力消耗巨大、遺漏、丟失等概率增高,會中跟隨主講者翻閱文件時,閱覽文件無法統一,與會人數越多,這場會議就顯的雜亂無章。

  8.會中臨時人員進入,需要跟隨主講者查閱文件時會手忙腳亂,導致主講者在講課,而臨時人員找文件,翻文檔手忙腳亂,不尊重主講者。

  9.數據歸檔讀取效率低:傳統紙張會議需要將文檔進行打印并進行復雜的分類歸檔的過程,再次提檔時候找尋繁瑣,造成大量紙張浪費,且消耗大量人力物力和時間。

  無紙化會議:

  1.靈活性好,臨時會議或緊急會議時,或者出現人員變動時,可以在短時間做出快速反應,全程系統化辦公,并不會影響正常會議進行。

  2.人力資源降低,只需要1個會務管理員即可,短時間內對會前事宜準備會議資料,會議資料缺失大大降低,提高了整個會務的管理及控制,不會出現重復文件,遺漏文件等狀況。

  3.會議保密性高,所有會議文件資料存儲于服務器內,會議中組建小型局域網即可實現終端與服務器端之前的通訊,終端離開局域網會議資料將無法查閱,會議結束后由會務管理員手動銷毀文件材料。

  4.會議決策效率高,通過會議交流可以實時會中一對一或一對多的短信交流、舉手表決、投票表決、可以在短時間內完成,提高整場會議效率。

  5.無紙化終端集成各種會議服務功能,一臺終端滿足與會人員的各種需求,軟件界面簡潔流暢,通過手指觸摸屏幕即可操作音頻、視頻、會議議題等功能,簡單便捷。

  6.銳進自主研發多點觸控式升降會議一體機,無縫嵌入在會議桌中,無需與會人員會前自帶電子設備,使與會人員參加會議變得簡便快捷。整場會議布局整潔有序,美觀大方。

  7.無紙化會議中“同步閱覽”“跟隨主講”這個兩個強大的功能,避免也以往紙張會議尷尬的過程,使整場會議井然有序,當臨時人員進入會場,只要跟隨主講,就會融入會議中去,立刻跟上會議的步伐,主講者的思路。

  8. 數據歸檔讀取效率高:會議文件,會議過程中文檔可以直接存儲于服務器內,支持一鍵導出文件進行整理,并支持搜索單一文件,快速查詢所需文件。文檔數據歸類十分便捷,且可以進行拷貝多設備保存。

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